Commandes

Modalités de gestion et d’organisation des commandes 

3.1 Organisation d’une réunion de pilotage concernant les modalités de conditionnement, de livraison et d’assurance qualité

Dans le cadre des marchés publics, nous procédons systématiquement dès l’attribution du marché à l’organisation d’une réunion de pilotage initiale afin de reprendre les différentes spécificités du marché et de s’adapter au mieux aux attentes du donneur d’ordres. 

3.1.1 Objectif et modalités de la réunion de pilotage

Modalités : Réunion par vidéoconférence, prévue à l’attribution du marché, à une date clé fixée dans le planning, et éventuellement sur demande expresse du donneur d’ordres.

Objectif de la réunion : Valider les modalités de conditionnement et de livraison avec le donneur d’ordres.

Résumé du projet : Rappel de la commande (quantités distribuées, délais globaux).

Intervenants : Équipe production, logistique, donneur d’ordres.

3.1.2. Description des produits

Spécifications techniques : vérification de la conformité des produits avec le donneur d’ordres.

Quantités : Total par type de produit.

3.1.3 Modalités de conditionnement

Type proposé : Emballage individuel (sachet, boîte) ou groupé (lots), matériaux (recyclables privilégiés, standards).

Étiquetage : Codes-barres, références, logo client.

Contraintes : Exigences spécifiques (ex. : sans plastique).

Visuels : Photos/schémas des options. Présentation d’une maquette 3D au format PDF pour l’ensemble de nos produits textiles et pour environ 70% de notre catalogue goodies.

Validation : À confirmer en vidéoconférence.

3.1.4. Modalités de livraison

Calendrier : Dates clés (production, expédition, réception), ajustables lors de la réunion.

Transport : Options (transporteur, mode), coûts estimés.

Lieu(x) : Adresse(s) de livraison, multi-points si nécessaire.

Suivi : Numéros de suivi proposés.

Conditions : Gestion des imprévus, assurances.

3.1.5. Aspects qualité et conformité

Contrôle qualité : Vérifications avant conditionnement.

Conformité : Respect du cahier des charges.

Non-conformités : Processus de retour/remplacement.

• Traitement des commandes

3.2.1 Etablissement des devis et remise sur les prix publics du catalogue 

La demande de devis peut être effectuée par téléphone ou par e-mail auprès de votre interlocuteur attitré. Vous recevrez une réponse dans un délai de 24 heures pour les produits disponibles en stock et dans un délai de 48 heures pour les produits importés.

Les remises sont calculées en fonction des termes du marché (BPU ou remises sur les articles hors BPU, avec un minimum de 2% selon l’article et la quantité). Nous nous engageons à vous offrir le meilleur prix et à vous proposer plusieurs options dans chaque devis, vous permettant ainsi de comparer différents produits (en stock, importés, personnalisés) et de trouver la solution la plus adaptée à vos besoins.

Les demandes de devis pourront être accompagnés de demandes de prototypes 3D (disponibles au format PDF pour l’ensemble de nos produits textiles et pour environ 70% de notre catalogue goodies) et de demandes d’échantillons sur la base du modèle ci-après : 

3.2.2 Fourniture des gabarits 

Nous envoyons les gabarits de marquage au maître d’œuvre afin qu’il puisse nous fournir les fichiers d’impression les plus appropriés. Les fichiers requis sont au format .Ai (Adobe Illustrator) ou tout autre format vectoriel.

3.2.3 Modalités générales et processus d’une commande

Toutes les commandes doivent être envoyées par e-mail sous forme de Bon de commande à votre interlocuteur unique.

Nous vérifions l’exactitude des informations de commande, y compris les détails sur les quantités, les délais, ainsi que les adresses de livraison et de facturation avec les contacts correspondants.

Si nécessaire, nous effectuons gratuitement des adaptations de votre logo, telles que la vectorisation, pour garantir un marquage de qualité. Les logos types en format vectorisé seront disponibles dans notre base pour faciliter le processus de commande.

Nous transmettrons ensuite un Bon à Tirer (BAT) virtuel accompagné des fiches techniques et des visuels marqués (photographies, prototypes 2D systématiques et 3D pour l’ensemble des textiles, si disponibles pour les Goodies) dans un délai de 48 heures. 

Ci-après, un exemple de modèle de BAT pour le covering d’un véhicule.

Le maître d’œuvre valide le BAT, pouvant le faire directement par e-mail. Il est important que le maître d’œuvre vérifie attentivement toutes les données du BAT, en tenant compte des éventuels avertissements qui y sont indiqués. Il est également possible de demander un échantillon du produit pour vérifier la qualité à cette étape.

Une fois le BAT validé, une confirmation de commande est automatiquement envoyée par e-mail au contact dédié.

Nous procédons ensuite à la production.

Nous assurons un contrôle qualité avant la personnalisation et tenons nos clients informés à chaque étape de la commande. Chaque utilisateur reçoit également une notification par e-mail lors de l’expédition de sa commande.

Grâce à des négociations avec nos fournisseurs, tous les frais de livraison sont pris en charge dans le cadre des marchés publics.

Annulation ou modification de commande :

Tant que le BAT n’est pas validé, il est possible d’annuler ou de modifier la commande sans frais. 

Une fois le BAT validé, la commande avec personnalisation est lancée en production et ne pourra plus être modifiée ou annulée sans frais.

3.2.4 Délais de traitement, livraison d’une commande, réalisation d’une commande urgente, délais de livraisons 

Conditionnement

Les produits finis sont conditionnés selon leur usage.

Dans le cadre de marchés d’impression, ils sont empilés à plat pour les affiches, pliés et mis sous film plastique pour les dépliants, ou emballés en paquets pour les brochures. Des intercalaires sont utilisés pour éviter les frottements entre les imprimés pelliculés ou vernis

Dans le cadre de marchés de fournitures d’objets publicitaires, nous veillons à garantir protection et qualité grâce à des emballages adaptés (pochettes, boîtes rigides, sacs), tout en intégrant logo, couleurs et messages de marque pour maximiser la visibilité. Nous privilégions des matériaux écologiques recyclables ou biodégradables (papier kraft, carton, tissu réutilisable), nos emballages sont conçus pour être pratiques, faciles à ouvrir et réutilisables (ex. : tote bags) et optimisés pour la logistique avec des lots compacts (10, 50, 100 unités). 

Nous nous adaptons aux campagnes thématiques (ex. : coffrets événementiels) et incluons flyers ou QR codes pour renforcer l’engagement vers le site ou les réseaux sociaux.

Pour la fourniture de textiles personnalisés, nous proposons un conditionnement alliant protection, praticité et valorisation de la marque, tout en intégrant des considérations écologiques et logistiques. Les textiles seront emballés individuellement dans des sacs ziplock recyclables ou des pochettes en tissu réutilisables, étiquetés avec le logo et les couleurs de la marque France Broderie® tout en assurant une protection optimale contre les dommages durant le transport. Pour répondre aux attentes environnementales, des matériaux comme le papier kraft ou le carton recyclable seront privilégiés, sous forme de boîtes pliables faciles à ouvrir. En termes de logistique, des lots compacts (par 10, 50 ou 100 unités) avec des emballages empilables permettent d’optimiser l’espace et de réduire les coûts de transport. Enfin, pour des campagnes spécifiques, des options thématiques telles que des sacs en toile de jute pour une démarche éco-responsable ou des boîtes cadeaux pour les fêtes pourronent être adoptées, accompagnées d’étiquettes personnalisées ou de flyers pour maximiser l’engagement client. 

Le conditionnement de la signalétique événementielle (rollups, kakémonos, oriflammes, drapeaux, bâches) est quant à lui conçu pour assurer protection, praticité et valorisation de la marque. Chaque produit est emballé dans des conditionnements spécifiques : tubes rigides pour rollups et kakémonos, housses renforcées pour drapeaux et oriflammes, et cartons recyclables renforcés pour bâches, garantissant une protection optimale contre les dommages durant le transport. Les emballages sont éco-responsables (carton recyclable, tissus réutilisables). Des instructions de montage claires et des éléments marketing (étiquettes, flyers, QR codes) sont inclus pour faciliter l’installation et maximiser l’engagement client, tout en optimisant la logistique grâce à des formats compacts adaptés aux volumes de commande.

D’une façon générale, nous nous adapterons aux demandes du donneur d’ordre telles que définies lors de la réunion de pilotage initiale.

Modalités de livraison :

Les livraisons sont organisées pour garantir rapidité, sécurité et satisfaction client, avec des modalités adaptées à la diversité des produits. Les textiles personnalisés, objets publicitaires et impressions sont conditionnés dans des emballages protecteurs (sacs recyclables, pochettes réutilisables, boîtes carton compactes…).

Les expéditions sont effectuées via des transporteurs fiables (nous privilégions XPO Logistics pour les gros volumes mais proposons également des solutions pour les petits volumes : Colissimo, DHL, UPS) qui offrent des options de livraison standard (3-5 jours ouvrés) ou express (24-48h) selon les besoins, avec un suivi traçable communiqué au client. Les produits sont regroupés en lots optimisés (par 10, 50 ou 100 unités) pour minimiser l’empreinte logistique et les coûts, tout en utilisant des matériaux d’emballage éco-responsables (papier kraft, carton recyclable) pour répondre aux exigences environnementales. Un contrôle qualité systématique avant expédition garantit la conformité des personnalisations, et un accusé de réception numérique est fourni. Pour les commandes volumineuses ou événementielles, des solutions de livraison planifiée ou multi-points sont proposées, avec possibilité d’inclure des supports marketing (flyers, QR codes) dans les colis pour maximiser l’engagement client.

Sur demande du pouvoir adjudicateur, nous pouvons ajouter sur chaque bon de livraisons les indications communiquées par nos transporteurs concernant les émissions à effet de serre. Dans le cadre des livraisons locales, nous joignons une fiche de suivi des émissions de gaz à effet de serre calculée par le site de l’ADEME.

Livraison multi-sites :

Nous demanderons un contact pour chaque adresse de livraison au moment de la commande par le maître d’œuvre. Ce contact est informé dès l’expédition de la marchandise et reçoit toutes les informations nécessaires sur le conditionnement et la livraison : désignation du produit, quantité totale, quantité par carton, nombre de cartons, poids et dimensions de chaque carton, ainsi que la date et l’heure de livraison prévue.

Un numéro de suivi est également fourni à chaque contact.

Suivi de production, disponibilité et réactivité en cas de demande urgente, point de contact

Pour garantir un suivi de production optimal, nous mettons en place un processus structuré et transparent. Dès la validation de la commande, un chef de projet dédié est assigné pour superviser chaque étape : conception, fabrication, personnalisation et conditionnement. Ce point de contact unique, joignable par téléphone et e-mail, assure une communication fluide avec le donneur d’ordres et fournit des rapports d’avancement réguliers (par exemple, hebdomadaires ou à des jalons clés définis en concertation). 

En termes de disponibilité et de réactivité, notre équipe s’appuie sur un réseau de partenaires locaux et régionaux, permettant une flexibilité dans la gestion des stocks et une capacité de mobilisation rapide. En cas de demande urgente, nous activons une procédure prioritaire : analyse immédiate de la faisabilité (sous 24 heures), réallocation des ressources si nécessaire, et coordination avec nos ateliers pour accélérer la production, tout en maintenant les standards de qualité. Notre service client, basé en France, est disponible de 7h30 à 18h30 pour répondre aux besoins imprévus. Cette organisation garantit une réponse efficace et adaptée aux exigences des donneurs d’ordre, même dans des délais contraints.

3.3 Assurance qualité

3.3.1 Vérification et contrôle des produits

L’ensemble de nos produits est conforme aux directives et règlements de l’UE.

Les produits sont soumis à un contrôle régulier de la part des différents intervenants (fournisseurs, France Broderie® et suivi logistique) dès réception de ces derniers. 

Tout contrôle engendre la production d’un rapport de conformité transmis à France Broderie®. 

Ces rapports pourront être transmis au donneur d’ordres sur simple demande.

Les analyses, contrôles et test sont pratiqués sur l’ensemble des sites de productions suivant les normes ISO.

3.3.2 Limitation ou interdiction des substances toxiques ou polluantes

Nos fournisseurs privilégient l’utilisation de fibres recyclées et de coton biologique pour les textiles, de papier recyclé pour les goodies et réalisent des analyses en laboratoire (Reach : Registration Evaluation and Authorization of Chemical)

Dans une démarche globale, nous sélectionnons des fournisseurs évitant l’emploi de substances toxiques et polluantes dans l’élaboration de leurs produits.